Website homestay đặt phòng trực tiếp, bớt phí OTA

Website homestay đặt phòng trực tiếp giúp được gì?

Website đặt phòng trực tiếp là trang web riêng của homestay, nơi khách xem phòng, xem giá từng đêm và đặt thẳng với bạn, không qua sàn. Với khách quen và khách đã biết bạn, website giúp bạn giữ trọn tiền phòng. Nhưng website không thay được các sàn trong việc mang khách mới tới.

Bài này giải thích OTA là gì, phí OTA được tính ra sao, khi nào nên để khách đặt trực tiếp, và trang đặt phòng cần có những gì. Bài viết cho chủ homestay nhỏ, đọc không cần biết kỹ thuật.

OTA là gì?

OTA là viết tắt của online travel agency. Hiểu đơn giản, đó là các sàn đặt phòng trực tuyến như Booking.com, Agoda, Airbnb hay Traveloka.

Cách hoạt động khá giống sàn thương mại điện tử. Bạn đăng phòng lên sàn. Khách tìm theo địa điểm và ngày, so sánh nhiều chỗ, đọc đánh giá rồi đặt. Mỗi lượt đặt thành công, sàn giữ lại một phần tiền làm phí. Phí này thường gọi là hoa hồng.

Với nhiều homestay, sàn là nơi mang lại phần lớn khách, nhất là lúc mới mở. Đó là lý do gần như homestay nào cũng có mặt trên ít nhất một sàn.

Phí OTA được tính như thế nào?

Mỗi sàn tính phí khác nhau. Mức phí cũng có thể đổi theo khu vực, loại chỗ ở và chương trình bạn tham gia. Vì vậy cách chắc nhất là xem trong hợp đồng hoặc trang quản lý dành cho chủ nhà của từng sàn.

Airbnb công bố mức phí trên trang trợ giúp của họ. Hiện có hai cách tính:

• Phí chỉ thu từ chủ nhà: phần lớn chủ nhà trả 15,5% trên tiền phòng. Những chủ nhà còn lại thường trả từ 14% đến 16%. Airbnb trừ thẳng vào tiền bạn nhận.
• Phí chia đôi giữa chủ nhà và khách: phần lớn chủ nhà trả 3%, khách trả thêm một khoản phí riêng. Airbnb cho biết cách tính này đang dần bị bỏ.

Ví dụ minh họa: phòng giá 1.000.000 đồng một đêm, phí 15,5%, thì mỗi đêm khách ở bạn trả khoảng 155.000 đồng phí. Con số thật còn tùy cách Airbnb tính các khoản phụ thu của bạn.

Với Booking.com và Agoda, mình không ghi con số ở đây vì chưa mở được trang chính thức của họ để kiểm tra. Bạn xem mức hoa hồng trong hợp đồng hoặc trang quản lý của sàn nhé.

OTA vẫn mang lại gì cho homestay?

Trước khi nghĩ cách bớt phí, hãy nhìn công bằng những gì sàn đang làm cho bạn:

• Khách mới tìm thấy bạn, kể cả người chưa từng nghe tên homestay.
• Khách nước ngoài đặt dễ hơn, vì sàn có nhiều ngôn ngữ và cách thanh toán quen thuộc.
• Đánh giá trên sàn giúp khách lạ tin bạn hơn.
• Sàn lo phần thanh toán và có quy trình xử lý khi có tranh chấp.

Phí sàn là tiền bạn trả cho những việc đó. Vì vậy mục tiêu hợp lý không phải là bỏ sàn, mà là cho khách đã biết bạn một cách đặt trực tiếp rõ ràng.

Khi nào nên để khách đặt phòng trực tiếp?

Website đặt phòng hợp nhất với những nhóm khách này:

• Khách quen tự tìm tới bạn, không qua sàn. Ví dụ: người từng đặt qua Zalo hay điện thoại.
• Khách biết bạn qua Instagram, TikTok, fanpage hoặc bạn bè giới thiệu.
• Khách thấy bạn trên Google Maps và muốn xem giá trước khi nhắn.
• Nhóm đông hay công ty muốn thuê nhiều phòng, cần thấy giá rõ để báo lại.

Có một điểm cần cẩn thận. Theo quy định của Airbnb, với khách đến từ Airbnb, lượt đặt hiện tại, lượt đặt sau này hay lượt đặt lại đều phải thanh toán qua Airbnb. Bạn cũng không được mời khách liên hệ ngoài nền tảng trước khi đặt. Với các sàn khác, hãy đọc điều khoản trong hợp đồng trước.

Nói ngắn gọn: website dành cho khách đến từ kênh của chính bạn. Đừng dùng nó để kéo khách đang đặt trên sàn ra ngoài.

Đặt qua OTA và đặt trực tiếp khác nhau thế nào?

Bảng này cho thấy hai kênh bù cho nhau. Sàn đưa khách mới tới. Website giữ mối với khách đã biết bạn.

Làm sao để website và OTA chạy cùng nhau mà không rối?

• Cập nhật lịch trống ở mọi kênh mỗi khi có lượt đặt mới. Nếu chậm, rất dễ có hai khách đặt cùng một phòng.
• Ghi giá rõ ràng trên website. Nếu bạn để giá khác nhau giữa các kênh, hãy đọc hợp đồng với sàn xem có quy định gì không.
• Gắn link website vào các kênh của chính bạn: Google Maps, Instagram và fanpage.
• Viết sẵn chính sách cọc và hủy phòng. Khách đặt trực tiếp không có sàn đứng giữa, nên càng cần rõ ràng.
• Chọn một người phụ trách trả lời và xác nhận đặt phòng mỗi ngày.

Trang đặt phòng của homestay cần có gì?

Đây là checklist mình dùng khi xem một trang đặt phòng homestay:

• Ảnh thật của từng phòng, kèm số người ở tối đa và loại giường.
• Lịch chọn ngày nhận và trả phòng, ghi giá từng đêm. Cuối tuần và ngày lễ thường khác ngày thường.
• Tổng tiền hiện ra trước khi khách bấm đặt, không bắt khách tự cộng.
• Số tiền cọc, cách chuyển cọc và khi nào được hoàn cọc.
• Chính sách hủy và đổi ngày, viết bằng câu ngắn.
• Giờ nhận và trả phòng, các quy định chung như thú cưng hay hút thuốc.
• Địa chỉ, bản đồ và cách đi, nhất là khi đường vào khó tìm.
• Một nút đặt hoặc nhắn tin rõ ràng, ví dụ mở Zalo kèm sẵn phòng và ngày khách chọn.
• Dễ đọc trên điện thoại.

Một trang đặt phòng homestay trông như thế nào?

Mình làm sẵn một mẫu để bạn xem: Pinefold. Đây là mẫu cho một thương hiệu không có thật. Tên phòng, giá và mức cọc trong mẫu chỉ để minh họa.

Trong mẫu, lịch nhận và trả phòng ghi giá từng đêm. Khách so sánh được bốn phòng trong cùng ngày, thấy ngay tổng tiền và tiền cọc. Sau đó khách bấm nút để đặt phòng qua Zalo.

Bạn có thể chỉ lấy phần giống homestay của mình nhất, ví dụ lịch giá từng đêm, rồi bắt đầu từ đó.

• Xem mẫu Pinefold

Bạn muốn xem thêm mẫu hoặc hỏi về homestay của mình?

Ở trang mẫu website, bạn có thể xem thêm mẫu cho quán cà phê, nhà hàng, spa và các ngành khác. Mỗi mẫu là một thương hiệu không có thật, làm ra để bạn hình dung cách một trang web giúp khách đặt chỗ.

Nếu bạn chưa chắc homestay của mình có cần website hay chưa, cứ nhắn mình. Bạn kể khách thường tới từ đâu và hay hỏi gì, mình sẽ nói thật là nên làm hay chưa.

• Xem các mẫu website
• Nhắn cho mình

Câu hỏi thường gặp

OTA là gì?

OTA là viết tắt của online travel agency, tức sàn đặt phòng trực tuyến như Booking.com, Agoda hay Airbnb. Khách tìm, so sánh và đặt phòng trên sàn. Sàn thu một khoản phí trên mỗi lượt đặt.

Có website rồi thì có nên bỏ Booking.com, Agoda hay Airbnb không?

Thường là không nên. Sàn vẫn là nơi mang khách mới tới, nhất là khách ở xa và khách nước ngoài. Website phù hợp hơn cho khách quen, khách đã biết bạn qua mạng xã hội hay bạn bè giới thiệu.

Khách từng đặt qua Airbnb quay lại, có mời họ đặt trực tiếp được không?

Theo quy định của Airbnb, với khách đến từ Airbnb, mọi khoản thanh toán cho lượt đặt hiện tại, lượt đặt sau này hay lượt đặt lại đều phải đi qua Airbnb. Bạn cũng không được mời khách liên hệ ngoài nền tảng trước khi đặt. Với sàn khác, hãy đọc kỹ điều khoản trong hợp đồng.

Trang đặt phòng của homestay cần có gì?

Ảnh thật của từng phòng, giá từng đêm theo ngày, tổng tiền trước khi đặt, chính sách cọc và hủy phòng, giờ nhận và trả phòng, địa chỉ kèm bản đồ, và một nút đặt hoặc nhắn tin rõ ràng.

Nguồn kiểm tra

• Airbnb Help Center: Airbnb service fees
• Airbnb Help Center: Pricing and payment transparency (off-platform policy)

Bài liên quan

• Product Operations là gì trong một team nhỏ?: Không phải thêm một tầng quy trình, mà là làm cho quyết định đi đến được ngày vận hành.
• Quán cà phê có cần website không? Khi nào nên làm: Không phải quán nào cũng cần website. So sánh fanpage, Google Maps, Zalo với website, kèm checklist những gì trang cần có nếu bạn quyết định làm.
• Tối ưu quy trình làm việc team nhỏ: checklist 15 phút: Checklist 15 phút giúp team nhỏ dùng Zalo, Excel, Google Sheets tự tìm chỗ quy trình bị vướng, chấm điểm và chọn việc cần sửa trước. Kèm ví dụ minh họa.
• AI cho Product Owner: việc nào nên giao, việc nào giữ lại: Bảng chia việc cho PO: phần nào để AI soạn nháp, phần nào tự làm. Kèm tóm tắt sáu bài về prompt, dữ liệu, phản hồi khách hàng và số liệu.