Tối ưu quy trình làm việc team nhỏ: checklist 15 phút

Checklist 15 phút giúp team nhỏ dùng Zalo, Excel, Google Sheets tự tìm chỗ quy trình bị vướng, chấm điểm và chọn việc cần sửa trước. Kèm ví dụ minh họa.

Viết bởi Phan Lâm Duy Khôi

Để tối ưu quy trình làm việc của team nhỏ, hãy chọn một việc lặp lại và chấm điểm việc đó bằng mười câu hỏi trong 15 phút. Sau đó sửa trước chỗ có điểm cao nhất, tính bằng tần suất × số bước × rủi ro sai. Thường chỉ cần một nơi lưu dữ liệu chính và một người phụ trách mỗi bước, chưa cần phần mềm mới.

Làm sao biết quy trình làm việc của team đang có vấn đề?

Quy trình làm việc là cách một việc đi từ lúc bắt đầu tới lúc xong. Nó gồm ai làm bước nào, thông tin nằm ở đâu, và khi nào chuyển cho người kế tiếp. Team nhỏ thường không viết quy trình ra. Việc chạy theo thói quen, qua nhóm Zalo và vài file Excel hay Google Sheets.

Cách đó vẫn chạy được khi team ít người và ít việc. Khi đơn nhiều hơn hoặc có người mới vào, những dấu hiệu sau bắt đầu xuất hiện:

  • Một việc làm nhiều lần: cùng một đơn được ghi vào Zalo, rồi Excel, rồi sổ giao hàng. Mỗi lần nhập lại là thêm một lần dễ gõ sai.
  • Không rõ ai lo bước tiếp theo: tin nhắn "ai lo cái này vậy?" xuất hiện nhiều lần trong tuần.
  • Dữ liệu nằm nhiều nơi: có ba file cùng tên, mỗi người cập nhật một file, và không ai chắc file nào đúng.
  • Lỗi bị phát hiện muộn: sai địa chỉ, sai số lượng hay quên lịch hẹn, và người phát hiện đầu tiên là khách.

Nếu team mình có từ hai dấu hiệu trở lên, bạn chưa cần vội đổi phần mềm. Bước đầu tiên là dành 15 phút nhìn rõ quy trình hiện tại.

Tự kiểm tra quy trình trong 15 phút như thế nào?

Đừng chấm cả công ty một lúc. Chọn một việc lặp lại hằng tuần mà bạn thấy hay rối nhất, rồi trả lời mười câu dưới đây. Nên ngồi làm cùng người trực tiếp làm việc đó, vì người làm hằng ngày thường biết chỗ kẹt rõ hơn chủ.

  • Phút 1–3: viết ra việc bắt đầu từ đâu (khách nhắn, form, cuộc gọi) và kết thúc ở đâu (giao xong, thu tiền xong).
  • Phút 4–10: trả lời mười câu trong checklist.
  • Phút 11–15: cộng điểm, đọc bảng bên dưới, khoanh ba câu được 1 điểm mà bạn thấy đau đầu nhất.
Checklist 15 phút: tự kiểm tra một quy trình
Chọn MỘT việc lặp lại hằng tuần (ví dụ: nhận đơn, xử lý yêu cầu khách, chốt lịch). Trả lời từng câu: Có = 1 điểm, Không = 0 điểm.

1. Cùng một thông tin phải gõ lại ở hai nơi trở lên (Zalo, Excel, Google Sheets, sổ tay…).
2. Có lúc không ai chắc bước tiếp theo là của ai.
3. Muốn biết việc đang ở đâu thì phải nhắn hỏi một người cụ thể.
4. Có một người mà khi họ nghỉ, việc này chậm hẳn lại.
5. Lỗi thường được phát hiện khi khách đã nhắc, hoặc khi đã quá hạn.
6. Có nhiều file hoặc nhiều nhóm Zalo cho cùng một việc, và không ai chắc file nào là bản mới nhất.
7. Không có chỗ nào ghi việc này bắt đầu từ đâu và kết thúc ở đâu.
8. Người mới vào phải hỏi nhiều người mới làm được việc này.
9. Cùng một việc, mỗi người làm một kiểu.
10. Cuối tuần, bạn không trả lời nhanh được câu "tuần này làm được bao nhiêu, kẹt bao nhiêu".

Tổng điểm: ___ / 10
Đọc điểm số
Tổng điểmTình trạngNên làm gì
0–2Quy trình đang ổnGhi lại cách đang làm thành một trang để người mới đọc được. Kiểm lại sau một quý.
3–5Có vài chỗ vướngChọn một chỗ để sửa trong tháng này, theo cách chấm ở phần sau.
6–8Team đang tốn nhiều công vì quy trìnhVẽ lại các bước trên giấy cùng những người làm. Sửa chỗ có điểm ưu tiên cao nhất trước.
9–10Việc chạy được chủ yếu nhờ trí nhớ của vài ngườiTạm ngừng đưa thêm việc mới vào quy trình này. Thống nhất người phụ trách và nơi lưu dữ liệu chính trước khi làm gì khác.

Điểm số chỉ là cách nhìn nhanh, không phải thước đo chính xác. Nó giúp cả team có chung một cách nói, thay vì chỉ "mình thấy rối rối".

Nên sửa chỗ nào trước?

Làm xong checklist, bạn thường có ba đến năm chỗ muốn sửa. Đừng sửa tất cả cùng lúc. Hãy chấm từng chỗ theo ba yếu tố, mỗi yếu tố từ 1 đến 3 điểm, rồi nhân ba điểm với nhau.

  • Tần suất: 1 là vài lần một tháng, 2 là vài lần một tuần, 3 là mỗi ngày.
  • Số bước: 1 là một hai bước, 2 là ba bốn bước, 3 là năm bước trở lên hoặc qua tay nhiều người.
  • Rủi ro sai: 1 là sai thì sửa dễ, 2 là sai thì mất thời gian, 3 là sai thì mất tiền hoặc mất khách.
Ví dụ minh họa: chấm điểm ưu tiên
Chỗ cần sửaTần suấtSố bướcRủi roĐiểm
Nhập đơn từ Zalo sang Excel32318
Báo cáo doanh thu cuối tháng1326
Hỏi lại khách địa chỉ giao hàng2124

Chỗ có điểm cao nhất là chỗ nên sửa đầu tiên. Nhân điểm như vậy giúp bạn không bị cuốn vào những việc dễ thấy nhưng ít khi xảy ra. Nếu hai chỗ bằng điểm, chọn chỗ sửa được trong tuần này mà không cần mua công cụ mới.

Quy trình trước và sau khi sửa khác nhau thế nào?

Ví dụ minh họa dưới đây là một tiệm bán hàng online có tám người. Việc được chọn là nhận và giao đơn.

Ví dụ minh họa: quy trình nhận đơn trước và sau
TrướcSau
Nơi nhận đơnTin nhắn Zalo của ba nhân viên bán hàngVẫn là Zalo, nhưng mỗi đơn được nhập ngay vào một file Google Sheets chung
Nơi lưu đơnBa file Excel riêng, gộp lại vào cuối ngàyMột file Google Sheets, mỗi đơn một dòng
Trạng thái đơnHỏi trong nhóm ZaloMột cột trạng thái dạng danh sách chọn: Mới, Đã xác nhận, Đang giao, Xong
Người lo bước tiếp theoAi rảnh thì làmMột cột ghi tên người phụ trách bước hiện tại
Phát hiện lỗiKhi khách nhắn hỏi đơnCuối ngày lọc ra các đơn nằm ở trạng thái Mới quá 24 giờ

Ví dụ này không dùng phần mềm mới nào. Thay đổi lớn nhất là thống nhất một nơi lưu chính và một người phụ trách mỗi bước. Danh sách chọn trong Google Sheets giúp mọi người ghi trạng thái giống nhau, thay vì mỗi người gõ một kiểu.

Hai đến bốn tuần sau khi sửa, hãy làm lại checklist cho đúng việc này. Nếu điểm không giảm, hỏi lại người làm trực tiếp xem họ đang làm khác cách đã thống nhất ở chỗ nào.

Tự sửa quy trình hay mắc lỗi gì?

  • Mua phần mềm trước khi rõ quy trình. Công cụ mới chỉ giúp khi bạn đã biết mỗi bước là gì và ai làm.
  • Viết quy trình mà không hỏi người làm. Quy trình trên giấy khác cách làm thật thì sẽ không ai theo.
  • Sửa nhiều chỗ cùng lúc. Khi kết quả tốt lên hay xấu đi, bạn sẽ không biết do thay đổi nào.
  • Tự động hóa một bước còn rối. Làm vậy chỉ khiến việc rối chạy nhanh hơn. Trước khi tự động hóa, cần biết bước đó thế nào là thành công, và khi lỗi thì ai xử lý.

Khi nào nên nhờ người ngoài xem quy trình?

Checklist này đủ cho phần lớn team nhỏ tự bắt đầu. Bạn nên nhờ người ngoài nhìn vào khi gặp một trong các tình huống sau:

  • Team đã sửa một hai lần nhưng lỗi vẫn quay lại.
  • Mỗi người thấy nút thắt ở một chỗ khác nhau và không thống nhất được nên sửa gì trước.
  • Team dùng nhiều công cụ nhưng vẫn phải theo dõi thủ công.
  • Bạn sắp đầu tư xây thêm công cụ hoặc website mà chưa hiểu rõ cách việc đang chạy.

Product Workflow Audit (rà soát quy trình) của mình dành cho đúng các trường hợp này. Trong 3–5 ngày, mình nghe team kể lại cách việc đang chạy, rồi tìm nút thắt và nguyên nhân. Bạn nhận lại bản đồ quy trình hiện tại, các điểm vướng và rủi ro, thứ tự ưu tiên theo mức tác động, cùng các việc sửa nhanh và hướng làm tiếp theo. Audit không phải dự án thiết kế hay xây dựng trọn gói. Nếu audit không hợp với bài toán của bạn, mình sẽ nói thẳng.

Câu hỏi thường gặp

Team chỉ 5–7 người thì có cần quy trình không?

Có, nhưng không cần quy trình phức tạp. Chỉ cần mỗi việc lặp lại có điểm bắt đầu, điểm kết thúc, một người phụ trách từng bước và một nơi lưu dữ liệu chính. Vậy là đủ để bớt hỏi lại và bớt làm trùng.

Có nên bỏ Zalo và Excel để chuyển sang phần mềm quản lý không?

Chưa chắc. Nhiều việc chỉ cần thống nhất một file Google Sheets làm bản chính, còn Zalo dùng để báo tin chứ không để lưu. Chỉ nên đổi công cụ khi đã rõ quy trình mình muốn. Nếu không, phần mềm mới cũng chỉ chứa lại đúng mớ rối cũ.

Làm checklist này bao lâu một lần?

Mỗi quý một lần, hoặc khi team đổi người, thêm sản phẩm, hay bắt đầu thấy lỗi lặp lại. Giữ lại điểm số của lần trước để so sánh.

Khi nào nên nhờ người ngoài xem quy trình?

Khi team đã tự sửa nhưng lỗi vẫn quay lại, khi mọi người không thống nhất nút thắt nằm ở đâu, hoặc khi bạn sắp bỏ tiền xây công cụ mới mà chưa rõ quy trình hiện tại.

Nguồn kiểm tra

Bài liên quan